Les dépenses relatives à l’immobilier représentent généralement le 2e poste de dépense le plus important pour une entreprise, tout juste après la masse salariale. Il va sans dire qu’il est préférable de bien préparer chaque transaction immobilière de son entreprise, que ce soit un renouvellement de bail, l’acquisition d’un immeuble ou toute autre transaction.
Se donner du temps
Nous recommandons à nos clients de débuter leur processus de réflexion environ 9 à 12 mois avant la date d’expiration de leur bail selon le type de transaction souhaité. Lorsque le bail du locataire inclut une option de renouvellement, il faut s’assurer de débuter le processus de réflexion au moins 6 mois avant la date d’expiration de l’option.
Une transaction immobilière commerciale est bien souvent complexe et il n’est pas rare que certains changements surviennent en cours de route. Plus il y a du temps pour effectuer toutes les étapes, meilleures sont les chances d’obtenir des conditions financières optimales ainsi que toutes les informations nécessaires aux prises de décisions.
Bien établir les besoins
Malheureusement, aucun dirigeant d’entreprise ne possède de boule de cristal pour prédire l’avenir. Toutefois, pour assurer une bonne transaction, il est primordial d’effectuer un exercice d’introspection et de projection.
Il faut prendre le temps de bien d’identifier les caractéristiques souhaitées du local, ce qui fera en sorte que les employés vont se sentir bien et que la culture de l’entreprise y sera bien reflétée. Cette réflexion est cruciale, particulièrement dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre où les entreprises s’arrachent les talents. Nous n’avons qu’à penser à l’accessibilité, les installations (douches, stationnement pour vélos, services dans l’immeuble et à proximité, etc.) et le confort dans les bureaux (insonorisation, grandeur des postes de travail, etc.) qui sont tous des éléments qui ont un impact sur les employés.
De plus, un exercice de projection permet d’anticiper les besoins de l’entreprise dans le futur. Est-ce que celle-ci est en croissance? Combien d’employés seront présents dans 1 an, 5 ans, 10 ans? Plus nous avons une idée précise des besoins à venir, plus il sera facile de négocier des conditions qui faciliteront la vie de l’entreprise.
Connaître le marché
Que le souhait de l’entreprise soit de renouveler le bail sur place ou de relocaliser ses locaux, le dirigeant doit avoir en main certaines informations pour bien prendre les décisions concernant la transaction immobilière.
Pour mener à bien ladite transaction, le dirigeant de l’entreprise doit connaître les différentes options disponibles sur le marché. Rien n’est plus néfaste pour une négociation que ne pas avoir de plan B. En connaissant les opportunités du marché, les taux et incitatifs offerts, etc., il sera plus facile de créer un climat de négociation favorable au locataire. Cela apporte également une protection pour l’entreprise si jamais les négociations liées au plan A ne fonctionnent pas comme prévu.
Prévoir les professionnels
Selon l’ampleur de votre transaction, certains professionnels pourraient vous être très utiles. Architectes, designers, courtiers, ingénieurs, entrepreneurs généraux, ne sont que quelques exemples. Plus ces derniers sont impliqués tôt dans le processus, moins il y a de surprises pendant la transaction!
