L’immobilier est-il toujours au service de l’entreprise?

En tant que dirigeant d’entreprise, vous êtes soit propriétaire occupant ou locataire. Dans un cas comme dans l’autre, les enjeux immobiliers qui conditionnent votre quotidien viennent de prendre le bord! En effet, vos bureaux sont maintenant complètement vides et continuent quand même de vous coûter une petite fortune. Vous venez donc de perdre votre outil ultime pour attirer une main-d’oeuvre qui était déjà difficile à obtenir!

Je n’ai pas accès à mon bureau, dois-je payer?

Dans la plupart des cas, la réponse est oui. Les clauses de paiement et de force majeure qui régissent votre bail sauront vous le confirmer. Tout le monde comprend que c’est un enjeu de taille : ce n’est pas pour rien que le gouvernement fédéral vient d’annoncer une nouvelle mesure pour les petites entreprises afin de supporter 75 % du loyer commercial avec le bailleur. De plus, d’autres mesures viendront pour les entreprises qui ont des loyers supérieurs à 50 000 $/mois. Toutefois, comme dans tous les programmes, vous ne serez peut-être pas admissibles ou votre bailleur pourrait ne pas l’être ou ne pas vouloir souscrire à ce programme. Ouvrez la discussion avec celui-ci, car c’est lui qui devra en faire la demande. Cependant, si vous ne répondez pas aux critères, sachez qu’il existe d’autres solutions. Peut-être pourriez-vous utiliser des sommes de loyers payées en avance ou encore appliquer un dépôt? Avez-vous pensé à diminuer ou annuler vos espaces de stationnement? De plus, serait-ce possible de différer une portion du loyer comme celle des taxes foncières étant donné que certaines villes ont elles-mêmes déplacé la date de paiement? Cependant, faites bien attention de ne pas créer une dette supplémentaire pour votre entreprise!

Une autre option potentielle est la restructuration de votre bail. Cette possibilité est plus stratégique si votre bail vient à échéance prochainement. Toutefois, compte tenu de la situation actuelle, beaucoup de choses vont changer et vous allez éventuellement devoir revoir vos besoins. Si possible, pensez à court terme, car vous voulez gagner du temps pour bien comprendre l’impact de cette crise sur vos besoins en espace et augmenter la flexibilité de votre bail.

Est-ce que j’ai encore besoin d’un bureau aussi grand?

Il y a à peine un mois, vos locaux définissaient encore votre identité et vous permettaient de faire vivre votre culture et vos valeurs. Ils offraient également à votre organisation la possibilité de croître et de mener à bon port de nombreux projets. Ces éléments ne vont pas changer. Aujourd’hui, nous comprenons tous, à la dure, l’importance de la socialisation dans nos vies. Nous aurons effectivement toujours besoin d’un espace de bureau pour travailler, évoluer et produire. Il faut toutefois tirer parti de cette période et profiter de la situation actuelle pour revoir ses besoins. Car, en y pensant bien, votre local n’est peut-être pas parfait : les aménagements en place ne sont plus au goût du jour, la ventilation est bruyante, la piètre insonorisation est à la source de nombreux désagréments, etc. D’un autre côté, ce dernier peut également posséder plusieurs éléments positifs tels que l’emplacement, l’accessibilité au transport en commun, les commerces avoisinants ainsi que le nombre d’espaces de stationnement disponibles : un avantage enviable pour vos employés. Qui plus est, peut-être venez-vous tout juste de finaliser l’amortissement de vos coûts d’aménagement initiaux…

Vous réalisez aujourd’hui à quel point ce loyer vide vous coûte cher mais lorsque vos locaux étaient pleins, vous ne vous posiez pas cette question. L’accent était donc mis sur la rétention de la main-d’œuvre : il était là le défi avant! Maintenant, vous réalisez que vos équipes peuvent travailler de la maison beaucoup plus facilement que vous ne le pensiez et que vous auriez dû faire un virage sans papier plus tôt et numériser tous ces documents pour faciliter le travail à distance.

Nous entendons présentement deux discours sur l’utilisation du bureau de demain. D’un côté, nous aurons besoin de plus de place parce que nous ne pourrons plus mettre autant de gens si proches l’un de l’autre dans un espace ouvert. De l’autre, nos superficies seront moins grandes car nous allons favoriser le télétravail et nous débarrasser de tous ces classeurs qui prennent beaucoup d’espace.

Certes, comme dans toutes les tendances, il faut penser à soi avant de regarder le voisin. Qu’aurez-vous appris de cette crise par rapport à vos besoins réels? Est-ce productif de travailler tout le temps à distance? Est-ce réaliste de penser à créer un espace de travail uniquement pour rencontrer vos clients, tenir des réunions ou des formations et ainsi permettre à vos employés de travailler à distance le reste du temps? Ceci semblait impensable il y a peu de temps, mais, un peu comme la tendance à aire ouverte, ce changement ne s’applique pas à toutes les entreprises.

Et la main-d’oeuvre dans tout ça?

Personne ne sait vraiment quel sera l’impact de cette crise sur la disponibilité de la main-d’œuvre. On note quand même un petit changement dans l’attitude de cette dernière. Avant, elle choisissait son emploi en fonction de la qualité du local et des aménagements apportés au lieu de travail. Désormais, les employeurs vont redéfinir leurs besoins et miser davantage sur leurs valeurs, ce qui amènera les employés à devenir plus susceptibles à vouloir conserver leur emploi plutôt que de tirer sur la couverte en leur faveur. Ceci ne veut pas dire de cesser d’investir dans vos locaux car ceux-ci demeurent un milieu de vie où vos employés vont continuer de passer la plupart de leurs journées. Mais peut-être serez-vous maintenant plus enclin à investir dans une meilleure technologie de travail à distance et de protection de vos données avant de revoir la décoration et le tape-à-l’œil jadis nécessaires pour attirer la main-d’œuvre…

Une fois que vos objectifs stratégiques et vos besoins seront bien redéfinis, faites de votre bail un allié. Ne vous limitez pas : même si vous étiez en croissance et que maintenant vous craignez de perdre un contrat, sachez qu’il n’y a pas que les clauses financières qui peuvent être négociées dans un bail. À cet effet, recherchez la flexibilité que vous apportera un droit de première offre, un droit d’expansion ou de rétrocession ou, encore, une option de sortie. La pénalité applicable vous coûtera beaucoup moins cher que de rester pris avec un bail qui ne répond plus à vos besoins!

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Marie-Jasmine Cantin Obando, associée, courtier immobilier agréé

Depuis plus de 20 ans, Bender & Associés conseille et représente les utilisateurs d’espaces afin de faire de l’immobilier un outil d’affaires qui va au-delà des besoins opérationnels. Vous souhaitez vous adjoindre d’une équipe solide? Contactez-nous sans tarder!