Covid-19 : quel est l’impact du virage numérique imposé sur l’utilisation des espaces à bureaux?

En cette période où la très grande majorité des employés sont en télétravail, il devient impératif de réévaluer, en tant que dirigeant d’entreprise, l’utilisation des espaces à bureaux. En effet, cette situation nous prouve que la technologie permet d’accomplir de plus en plus de tâches en télétravail. D’ailleurs, les entreprises commencent à réaliser qu’elles sont tout aussi, voire même plus productives en travaillant de cette façon, et ce, tout en conservant leur esprit et leur culture d’entreprise grâce à l’utilisation d’outils de communication efficaces.

Outre le télétravail, les entreprises peuvent également réduire leur utilisation d’espaces à bureaux en entreprenant un virage numérique. En effet, ces dernières doivent se questionner sur la nécessité d’avoir des bureaux physiques pour chaque ressource, car il s’agit de leur plus grosse dépense après les salaires. L’utilisation de postes de travail non attitrés (hotelling), un concept auquel peu d’entreprises adhèrent jusqu’à maintenant, devient donc de plus en plus intéressante. Toutefois, l’implantation de ce concept nécessite :

○ un système informatique qui permet cette flexibilité;

○ un changement de mobilier afin de l’adapter à tous les utilisateurs, et ce, peu importe leur taille physique;

○ des ordinateurs portables pour tous les employés; et

○ la désinfection des postes de travail après chaque utilisation.

Certains de nos clients constatent d’ailleurs que l’entreposage de papier représente une portion non négligeable de leurs coûts d’occupation. En effet, la recherche de documents devient de plus en plus importante et coûteuse. Selon un rapport de McKinsey & Company , les employés passent 1,8 heure par jour à rechercher et à collecter des informations, ce qui représente une moyenne de 9,3 heures par semaine. Voilà pourquoi les besoins en ressources dites physiques, telles que fournitures et espaces à bureaux, deviennent de plus en plus modulables.

Alors, la question se pose : comment les entreprises vont-elles faire pour s’adapter quant à leur occupation d’espaces à bureaux?
Afin d’aborder ce sujet plus en profondeur, nous avons rencontré Rida Benjelloun, spécialiste en gestion intelligente de contenu d’entreprise chez Constellio, afin d’échanger sur ce sujet :

De quelle façon la transformation numérique peut-elle avoir un impact sur mes coûts fixes?

Le processus de numérisation a un impact direct sur les coûts fixes, car le coût d’accès à l’information est plus élevé quand il faut se déplacer physiquement pour accéder à nos documents. Idéalement, il faut travailler les dossiers de A à Z en mode numérique, car le papier a une durée de vie limitée et occupe beaucoup de place. De nos jours, les moteurs de recherche informatique sont ultra-performants : nous n’avons donc plus à éplucher physiquement tous nos documents lorsque nous cherchons des informations. Voilà pourquoi il faut revoir l’utilisation actuelle de l’espace, la nécessité d’accéder à des dossiers physiques ainsi que la façon de travailler de certains employés qui impriment systématiquement leurs documents.

Du point de vue légal, un document numérisé conserve-t-il la même valeur que sa version papier?

Certains peuvent penser qu’il existe encore un défi légal et juridique lié à l’utilisation de documents ou de signatures numériques. Sachez que la technologie a grandement évolué et que les signatures numériques sont aujourd’hui plus sécuritaires que celles manuscrites. En effet, elles sont certifiées et conservent la valeur juridique et la conformité d’un document. De plus, tout faire en numérique permet de sauver en moyenne de 3 heures par semaine en recherche d’informations sans compter tous les frais liés à la gestion du papier, aux cartouches, à l’entretien des imprimantes, au stockage et à l’archivage des documents, etc.

Comment puis-je optimiser l’utilisation de mon espace et, par la bande, diminuer mon stockage de documents papier?

Au lieu d’utiliser un système d’archives papier, il faut utiliser un système de stockage numérique. Il sera ainsi beaucoup plus facile de gérer la durée de vie utile des documents. L’utilisation d’un système de reconnaissance optique des caractères (ROC ou OCR en anglais) lors de la numérisation permet d’obtenir des documents numérisés dans lesquels on peut effectuer des recherches et non une image des derniers. On peut donc retrouver l’information beaucoup plus rapidement. Bref, l’archivage numérique permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle et réduire l’utilisation d’espace de stockage des documents papier.

Quelle est la nouvelle réalité liée au télétravail, s’agit-il d’une méthode aussi sécuritaire et optimale que de travailler en entreprise?

Techniquement oui, mais le fournisseur de services infonuagiques (cloud) doit posséder l’expertise et les certifications nécessaires en matière de sécurité (ex. : ISO/IEC 27001) pour assurer la sécurité des données. On pourrait comparer cette situation à celle d’une chaîne : sa solidité réside dans son maillon le plus faible. Il faut donc que la chaîne complète soit sécurisée, pas seulement du côté du fournisseur : les postes de travail utilisés par l’entreprise doivent également être sécurisés.

Pour conclure, il serait important que les entreprises identifient jusqu’à quel point elles doivent entreposer et effectuer la recherche de documents papier tout en respectant les exigences inhérentes à leur profession. Elles devraient également analyser sérieusement les différentes façons d’effectuer le virage sans papier.

Cependant, en choisissant l’archivage numérique, les entreprises doivent s’assurer d’avoir les bons outils de recherche et s’entourer de professionnels pour la numérisation et la transformation de leurs documents. Elles doivent aussi se doter de solutions technologiques adéquates pour assurer la conformité de leurs obligations légales en matière de gestion de contenus numériques. Une renégociation de bail ou un déménagement de bureaux est donc un moment très opportun pour réfléchir à l’utilisation d’espace lié au stockage de papier.

[1] référence : //www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy

[2] référence ://notarius.com/wp-content/uploads/2018/05/Cadre-juridique-de-la-signature-%C3%A9lectronique.pdf

[3] référence ://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy

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François Bender, associé directeur, courtier immobilier agréé

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