L’immobilier au service de l’entreprise : 6 étapes essentielles pour faire de vos locaux votre meilleur levier d’affaires

L’immobilier au service de l’entreprise :  6 étapes essentielles pour faire de vos locaux votre meilleur levier d’affaires

En tant que dirigeant d’entreprise, vous êtes propriétaire occupant ou locataire. Dans un cas comme dans l’autre, les enjeux immobiliers qui conditionnent votre quotidien ont un impact direct sur le développement de votre organisation et sur son évolution dans le temps.

Vous désirez atteindre vos objectifs de développement, améliorer votre image et attirer les meilleurs talents? Bien connaître les étapes d’une démarche immobilière pourrait s’avérer utile dans l’analyse stratégique de vos espaces de travail. Ainsi, Bender & Associés vous propose une série d’articles portant sur l’importance de la démarche immobilière lorsque vient le temps de renouveler votre bail, de vous relocaliser ou encore de procéder à une acquisition.

Voici l’ensemble des étapes d’une démarche immobilière complète :

  • Évaluer votre situation actuelle
  • Analyse de vos objectifs et de vos attentes
  • Analyse des besoins
  • Analyse de l’offre
  • Support à la décision et à l’élaboration du plan
  • Transaction

Évaluer votre situation actuelle : pierre d’assise d’une stratégie immobilière avisée!

Les locaux de votre entreprise définissent votre identité. Ils permettent à votre organisation de croître et de mener à bon port les nombreux projets auxquels elle prend part depuis tant d’années. Toutefois, dans la majorité des cas, ces locaux ne sont pas parfaits: les aménagements en place ne sont plus au goût du jour, la ventilation est bruyante ou la piètre insonorisation de l’immeuble est à la source de nombreux désagréments entre les occupants. D’un autre côté, vos locaux présentent également plusieurs avantages: leur emplacement, les commerces avoisinants ainsi que le nombre d’espaces de stationnement disponibles peuvent par exemple constituer un avantage enviable pour vos employés. Qui plus est, peut-être venez-vous tout juste de finaliser l’amortissement de vos coûts d’aménagement initiaux, ce qui vous rend réfractaire à considérer l’éventualité d’un déménagement à court terme.

Vous y avez donc longuement réfléchi. À l’instar de plusieurs occupants, peut-être envisagerez-vous de favoriser le statu quo, convaincu qu’un déménagement coûterait trop cher, entraînerait une perte de productivité et ferait en sorte d’augmenter votre loyer actuel. Mais est-ce vraiment le cas? Et est ce que votre décision devrait uniquement être basée sur le volet financier. Qu’en est-il de vos enjeux stratégiques, de votre souhait de fusionner avec une autre entreprise ou encore votre problématique de rétention de la main d’œuvre?

Prise de décision éclairée : posez-vous les bonnes questions.

Ce n’est pas un secret : près de 75% de toutes les transactions se terminent par un renouvellement de bail. Ces nombreux renouvellements ne s’effectuent toutefois pas toujours à l’avantage de l’occupant! Afin d’optimiser votre décision immobilière, l’évaluation complète de votre situation actuelle est l’une des étapes les plus importantes du processus. En effet, comment « comparer des pommes avec des pommes » si vous n’avez pas en main l’ensemble des informations vous permettant d’évaluer les différentes options qui s’offrent à vous ?

Le loyer mensuel, plus qu’un simple versement

L’un des premiers défis dans le cadre de cette évaluation consistera notamment à déterminer de façon précise quels sont vos coûts d’occupation actuels. Comme plusieurs, vous payez votre loyer selon un avis mensuel. Toutefois, est-ce que tous les coûts sont couverts par ces paiements? En effet, avez-vous pris en considération la 13e facture pour l’ajustement des taxes foncières et du loyer additionnel, le coût de l’entretien ménager, les frais de stationnements payés en sus pour certains employés, ou encore le coût des améliorations locatives que vous avez préféré rembourser plus rapidement en début de bail? Qu’elles soient amorties sur 3, 5 ou 10 ans, ces dépenses doivent incontestablement être prises en compte dans la définition de votre situation actuelle.

Les frais de départ : une analyse importante

Dans l’éventualité où vous envisagiez d’ores et déjà un déménagement, plusieurs éléments doivent également être pris en considération afin d’éviter les faux pas. Ne négligez surtout pas les clauses de votre bail actuel qui pourraient jouer à votre désavantage. En effet, certaines clauses comme la remise en état des lieux loués et le retrait du câblage pourraient faire augmenter votre facture de départ. Pour sa part, l’occupation continue pourrait nuire à la relocalisation prématurée que vous aviez planifiée. Finalement, le renouvellement tacite pourrait vous engager pour un nouveau terme, malgré votre intention de quitter vos locaux actuels. Il importe donc d’y prêter la plus grande attention!

Le temps qui vous sépare de l’exercice de votre option de renouvellement, un avantage

Normalement, les délais prévus dans un bail pour l’exercice de votre option de renouvellement se situent entre 6 et 12 mois avant l’échéance de ce dernier. Il est donc stratégique de mener vos démarches immobilières avant la date d’exercice de cette option afin d’être en mesure de prendre une décision éclairée, et surtout, de créer un levier de négociation à votre avantage. Autrement dit, en plus de vous permettre d’évaluer toutes vos options sur une base commune, le fait d’avoir en main l’ensemble de l’information relative à votre situation, avant la date d’exercice de votre option de renouvellement, vous prodiguera la marge de manœuvre nécessaire afin de négocier favorablement la signature d’un nouveau bail ou le renouvellement de vos conditions actuelles.

Notre prochain article : l’analyse de vos objectifs et attentes

Au-delà de votre situation actuelle, le développement de votre entreprise joue également un rôle capital dans la pleine considération de vos options immobilières. Le prochain article portant sur l’analyse de vos objectifs vous permettra de bien orienter votre réflexion et stratégie immobilière!

Depuis plus de 20 ans, Bender & Associés conseille et représente les utilisateurs d’espaces afin de faire de l’immobilier un outil d’affaires qui va au-delà des besoins opérationnels. Vous souhaitez vous adjoindre d’une équipe solide